Ein herkömmlicher, also nicht automatisierter und papiergebundener Prozess einer Rechnungsbearbeitung dauert bis zu 27 Tagen!
Verweis zur Billentis Marktstudie 2017: https://www.billentis.com/Marktstudie2017_elektronische_Rechnung.pdf
Damit vergehen vom Eingang der Rechnung über die Prüfung bis zur Zahlung nahezu vier Wochen. Eine lange Zeit, in der Rechnungsempfänger auf Geldeingänge warten und zahlungspflichtige Unternehmen unter anderem vor Herausforderungen beim erforderlichen Liquiditätsmanagement stehen.
Derzeit werden in Europa über 40 Milliarden Rechnungen jährlich verschickt. Laut Billentis liegt der Anteil elektronisch und damit papierlos abgewickelten Rechnungen im Jahr 2019 bei knapp über 30%. In den kommenden Jahren wird nicht nur die absolute Zahl zunehmen, sondern auch der Anteil elektronischer Rechnung stark steigen. Billentis prognostiziert jährliche Wachstumsraten beim E-Invoicing zwischen 10 und 30%.
Viele Bearbeitungsschritte kosten viel Zeit
Ein klassischer Kreditorenprozess enthält heute zahlreiche Bearbeitungsschritte. Nach dem Rechnungseingang folgt die Erfassung, Kontierung, Prüfung und Genehmigung des Beleges. Anschliessend wird die Zahlung angewiesen und nach Ausführung der Vorgang archiviert.
Laufen die einzelnen Prozessschritte für sich noch recht schnell ab, sind vielmehr die Übergänge zwischen den einzelnen Prozessschritten die Zeitfresser und damit verantwortlich für die insgesamt lange Bearbeitungsdauer.
Rechnungen erreichen ein Unternehmen oftmals per traditioneller Post. Die interne Empfangsstelle muss zunächst den richtigen Verantwortlichen der Kreditorenbuchhaltung ausfindig machen und die Dokumente dorthin übermitteln. Nach Prüfung und Freigabe werden Rechnungsdaten manuell in ein ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem eingetragen. Erfassungsfehler sind hierbei nicht ausgeschlossen. Fazit: Ein papiergebundener Prozess ist langsam, fehleranfällig und kaum skalierbar.
Rechnungsautomatisierung bietet hohes Potenzial!
Mit einer automatisierten Verarbeitung wird die Durchlauf- und Bearbeitungszeit von Kreditorenrechnungen signifikant verkürzt. Dabei ergeben sich Einsparungen von bis zu 80% der Bearbeitungskosten. Kosten von heute mindestens CHF 10 pro Rechnung sinken damit bis lediglich CHF 2. So verbessern Sie nicht nur spürbar die Effizienz des gesamten Kreditorenprozesses, sondern erhöhen gleichzeitig auch seine Transparenz und Kontrolle.
Durch die frühere Bezahlung offener Rechnungen können vermehrt Skonti in Abzug gebracht werden. Die so geschaffenen zusätzliche Finanzierungsspielräume wirken sich positiv auf das Liquiditätsmanagement aus.
Voraussetzung ist allerdings die konsequente Automatisierung der Rechnungsprozesse weg vom Papier hin zu einer weitgehend elektronischen Verarbeitung. Eine 100%ige Automatisierung gibt es allerdings nicht. Jeder Bearbeitungsprozess enthält seine Besonderheiten, die nur durch menschliche Eingriffe gelöst werden können. Jedoch lernt das System und reduziert so den Umfang dieser Besonderheiten Schritt für Schritt.
Mit Basware Invoice Automation lassen sich Bearbeitungsschritte und Übergänge zwischen den Prozessschritten wesentlich verkürzen.
Wird die Rechnungsbearbeitung vollständig automatisiert, entfallen Kontierung, Prüfung und Freigabe. Bisher manuell ausgeführten Prozessschritte wie der physische Transport und Erfassung entfallen. Stattdessen erfolgt das Matching: Das System gleicht Rechnungen selbstständig mit Bestellungen, Zahlungsplänen oder Verträgen ab und überführt das Ergebnis in Ihr ERP-System.
Rechnungsaustausch mit Lieferanten
Neben der Automatisierung des Bearbeitungsprozesses liegt in der Nutzung elektronischer Rechnung ebenso umfangreiches Potenzial. Um Rechnungen elektronisch senden und empfangen zu können, fungiert Basware wie eine Schnittstelle zu Ihren Lieferanten. Sie erhalten Rechnungen stets im für Ihre Bearbeitung erforderlichen Format, unabhängig davon, in welchem Format Ihr Geschäftspartner sendet.
Erhalten Sie unverändert papiergebundene Rechnungen, übernehmen wir als Dienstleister das Scannen und Erfassen mittels OCR-Erkennung sowie die Validierung der Daten. Alternativ bieten Sie Ihren Lieferanten den Zugang zum Basware Network, über den Rechnungsdaten direkt erfasst werden können. Daneben steht Ihren Lieferanten mit einem virtuellen Druckertreiber die Möglichkeit zur Verfügung, elektronische Rechnungen direkt zu erzeugen. Gerne erarbeiten wir für Ihre Lieferanten individuelle Lösungen unter Berücksichtigung von Versandvolumen und technischen Voraussetzungen. Dazu zählen wir auch die Aktivierung. Das Basware Aktivierungsteam nimmt Kontakt zu Ihren Lieferanten auf, informiert über die verschiedenen Möglichkeiten des E-Invoicing und unterstützt bei der Umsetzung. Unseren Erfahrungen nach steigt nach einer Aktivierungskampagne die Anzahl der Lieferanten, die elektronische Rechnungen versenden können, spürbar schneller.
Hohe Transparenz im Prozess
Neben der Zeitersparnis schafft eine vollständige Automatisierung eine hohe Prozesstransparenz. Mit Basware Analytics, das Add-On für Basware Invoice Automation, bieten wir Ihnen das passende Modul zum Erstellen zahlreicher Auswertungen. Damit treffen Sie unter anderem bessere finanzielle Entscheidungen und messen die Rate des automatischen Abgleichs mit Bestellungen. Erkennen und beheben Sie vom Einkauf bis zur Zahlung Engpässe im gesamten Prozess frühzeitig.
Selbstverständlich ist die Bearbeitung von Rechnungen auch auf mobilen Endgeräten möglich. Damit lassen sich Rechnungen auch von unterwegs einfach prüfen und freigeben. Die mobilen Applikationen sind einfach zu installieren.
Spesenbelegverarbeitung
Apropos mobile Endgeräte: Verarbeiten Sie Ihre Spesenbelege mit der Mobile App. Senden Sie von unterwegs aus Ihre Spesenbelege direkt an die Buchhaltung für eine sofortige Verarbeitung.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung
So funktioniert Rechnungsverarbeitung mit Basware. Erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper mehr darüber, wie Sie mit der Purchase-to-Pay Lösung von Basware Zeit und Geld sparen.