Im Einkauf liegt der Segen. Beschaffung und Einkauf zählen daher zu den zentralen Aufgaben eines Unternehmens. Bis die Waren oder Dienstleistungen dann im Unternehmen angekommen und der Bestellvorgang abgeschlossen ist, ist es jedoch ein langer Weg.
Purchase-to-Pay – auch aus Procure-to-Pay bezeichnet – oder kurz „P2P“ umfasst alle Vorgänge innerhalb eines Unternehmens, die im Rahmen der operativen elektronischen Beschaffung erforderlich sind. Angefangen von der Bedarfsmeldung über die Bestellung und Lieferung, Rechnungsbearbeitung bis hin zur automatischen Prüfung des Wareneingangs. Zentrales Thema dabei ist die elektronische Übermittlung sämtlicher relevanter Dokumente und Daten. Sowohl Bestell- und Auftragsbestätigungen als auch Rechnungen werden zwischen Unternehmen und Lieferanten elektronisch ausgetauscht. Purchase-to-Pay beinhaltet ebenso die internen Prüf- und Freigabeproesse im Rahmen gültiger Unternehmensrichtlinien.
Die Vielzahl an Einzelvorgängen, die zudem häufig in verschiedenen Abteilungen ausgeführt werden und zahlreiche Personen involvieren, lässt den Beschaffungsprozess äusserst komplex werden. Nicht hinreichend bekannte oder geregelte Prozessschritte, die sich mitunter über Jahre eingeschlichen haben, sorgen für fehlende Übersicht, hohe Zeit- und Personalintensität und zahlreiche Fehlerquellen. All das lässt sich vermeiden! Ein elektronischer und möglichst automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess sorgt für Effizienz und Transparenz und senkt gleichzeitig Kosten. Schon eine Softwarelösung, die nachfolgende vier Bausteine enthält, deckt den Beschaffungsprozess nahtlos ab.
Bedarfsanforderung auf Knopfdruck
Mit E-Procurement werden Bedarfsanforderungen über integrierte Kataloge im eigenen System erfasst. Damit wird der elektronische Einkaufsprozess für den Einkäufer zu einem Vorgang, mit dem er vermutlich aus seinem privaten Online-Shopping bereits bestens vertraut ist. Selbst die Bestellung komplexer Waren und Dienstleistungen wird damit (fast) so einfach wie die Online-Bestellung eines Buches. Eine hohe Benutzerfreundlichkeit steigert dabei Quote der aktiven Nutzer beträchtlich.
Die Bestellung wird elektronisch an das System des Lieferanten übermittelt, in der Regel über entsprechende Schnittstellen, alternativ per E-Mail. Auf gleichem Wege erfolgt umgekehrt der Versand der Auftragsbestätigung. Nach erfolgter Lieferung gleicht das E-Procurement-System den tatsächlichen Wareneingang mit Bestellung und Rechnung ab.
100% digitale Kommunikation
Selbst die Bestellung kleiner Büroartikel generiert zahlreiche Dokumente: Bestellbestätigung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Retourenschein, Rechnung u.v.m.
Um den Beschaffungsprozess möglichst effizient, kostengünstig und auch umweltschonend abwickeln zu können, ist eine vollständige elektronische Übermittlung empfehlenswert. Die direkte Verbindung der Beteiligten, zum Bespiel per Schnittstelle und VPN, ist eine gute, allerdings auch aufwändige Lösung. Oftmals kommt daher ein Transaktionsnetzwerk wie das Basware Network zum Einsatz. Hierin sind alle Sender und Empfänger miteinander verbunden, unabhängig vom genutzten Datenformat oder Lösungsanbieter. Im Netzwerk erfolgt die Validierung und sofern erforderlich eine Konvertierung der übermittelten Daten. Die Dokumente werden auf einfache und direkte Weite transportiert und archiviert.
Maximale Automatisierung
Die umfangreichen Vorteile eines elektronischen Purchase-to-Pay-Prozesses werden dann am Besten sichtbar, wenn eine möglichst hohe Zahl an Prozessschritten automatisiert abläuft.
Gerade die Rechnungsbearbeitung eignet sich hierfür bestens. So gleicht das System Eingangsrechnungen mit Bestellung, Zahlungsplänen oder Wareneingang ab. Sofern entsprechende Regeln und Freigabelimite hinterlegt sind, kann sogar die Verbuchung automatisiert erfolgen. Anderenfalls werden die Rechnungen Referenzpersonen zugeordnet und ein Workflow zur Freigabe angestossen. Erst wenn das System keine Zuordnung vornehmen kann, wird der Freigabeprozess durch den Kreditorenbuchhalter manuell gestartet.
Elektronische Zahlung
Wie bei jedem Kaufvorgang folgt auch im Purchase-to-Pay-Prozess am Ende die Rechnung und deren Bezahlung.
Unternehmensseitig liegt der Fokus nun auf mögliche Rabatten und Skonti, die die absolute Rechnungssumme reduzieren. Daneben spielt auch die verfügbare Liquidität eine Rolle, die durch vereinbarte Zahlungsziele beeinflusst wird. Hierbei kollidieren häufig die unterschiedlichen Vorstellungen von Unternehmen und Lieferant. Während das Unternehmen an hohem Skonto bei möglichst langen Zahlungszielen interessiert ist, wünscht der Lieferant eine möglichst frühzeitige Zahlung ohne Abzüge.
Um diesen Konflikt zu lösen, integrieren manche Anbieter von P2P-Lösungen E-Payment- oder Financing Services in Ihre Systeme, beispielsweise Zwischenfinanzierungen für Lieferanten oder Dynamic Discounting-Programme, die einen zusätzliche finanzielle Anreize für schnelle Zahlungen bieten.
Purchase-to-Pay ist insgesamt ein hochkomplexer Prozess zur Optimierung der Rechnungsprozesse. Es müssen dabei jedoch nicht gleich sämtliche Prozesse auf einmal auf eine elektronische Verarbeitung umgestellt werden. Wir empfehlen eine sukzessive Optimierung einzelner Teilprozesse. Jeder Weg beginnt schliesslich mit dem ersten Schritt. Hierzu eignet sich gut das E-Invoicing: Der Versand und Empfang elektronischer Rechnungen sowie deren automatisierte Verarbeitung. Doch Achtung: Trotz zahlreich verfügbarer Anbieter bieten nur wenige davon Lösungen an, die tatsächlich den gesamten P2P-Prozess abdecken. Um E-Invoicing später durch weitere elektronische Prozesse ergänzen zu können, sollte dies bei der Auswahl des Anbieters berücksichtigt werden.