Früher war alles besser?
Die Erfahreneren unter Ihnen werden es noch gut kennen: Die klassische Buchhaltung. Führende Medien waren Papier und Ordner. Rechnungen wurden im Original versandt, kontrolliert, erfasst und in unzähligen Ordnern abgeheftet. Diese wanderten irgendwann in den Keller des Unternehmens. Archivierung abgeschlossen. Erst bei Kontrollen durch Revisoren, Wirtschaftsprüfer und Steuerbehörden kamen sie dann regelmässig wieder zum Vorschein. Zusammen mit dem latenten Unwohlsein der verantwortlichen Mitarbeiter der Buchhaltung, ob alle Belege vorhanden und korrekt, alle Änderungen dokumentiert sind.
In den letzten Jahren wurde die Rechnungsbearbeitung zunehmend automatisiert und digitalisiert. Moderne Verarbeitungsverfahren wie E-Procurement und E-Invoicing lösen die papiergebundene Verarbeitungspraxis immer weiter ab. Neben den zahlreichen Vorteilen, über die wir in an anderer Stelle ausführlich berichten, bringt dies auch neue Anforderungen insbesondere an die Archivierung mit sich. Die Fragen bleiben jedoch die gleichen:
- Was muss ich aufbewahren?
- Wie lange muss ich es aufbewahren?
- Wo und in welcher Form muss ich es aufbewahren?
Anforderungen an die (elektronische) Archivierung
Der Gesetzgeber hat seine Anforderungen an die moderne Buchführung sukzessive angepasst. Die „Grundsätze zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, geben Antworten auf die bekannten Fragen und helfen bei der rechtskonformen Archivierung.
Zahlreiche Elemente, die seit Urzeiten zur Buchhaltung gehören wie das Amen in die Kirche, sind weiterhin fester Bestandteil der GoBD: Ordnungsmässigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sowie der Schutz vor Veränderung und Verlust.
Jahresabschlüsse sind stets im Original aufzubewahren, wogegen bereits seit Langem Geschäftsbücher, Rechnungen, Buchungsbelege und geschäftliche Korrespondenz elektronisch archiviert werden dürfen. Doch unter welchen Anforderungen? Mit zunehmender Digitalisierung und einer stetigen Veränderung der Verarbeitungsprozesse zum Beispiel durch E-Procurement stellen sich zahlreiche Fragen.
Wie archiviere ich eine elektronische Rechnung?
„Rechnungen müssen stets im Original aufbewahrt werden.“ Diese Vorschrift hat auch in den GoBD zentrale Bedeutung. Was bei papiergebundenen Rechnungen leicht mit Ordnern gelöst werden kann, ist dagegen bei elektronischen Rechnungen bedeutend komplexer.
Wird eine Rechnung elektronisch übermittelt, gilt dieses elektronische Dokument als Original. Eine Archivierung hat daher stets in der Form zu erfolgen, in der die Übermittlung erfolgt. Die Archivierung in Form von Ausdrucken elektronischer Dokumente ist nicht zulässig.
Ein per E-Mail übermitteltes PDF gilt somit als elektronische Rechnung und muss elektronisch archiviert werden. Sofern die E-Mail, die in diesem Fall einem Briefumschlag ähnelt, muss ebenfalls archiviert werden, sofern sie steuerrechtliche Pflichtangaben enthält. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit unter anderem des genauen Zeitpunktes der Zustellung empfiehlt es sich, die E-Mail stets mit zu archivieren.
Elektronische Rechnungen in strukturierten Datenformaten, wie sie beim E-Procurement zum Einsatz kommen, müssen auch in diesem Format archiviert werden. Erfolgt nach Rechnungseingang im Unternehmen eine Umwandlung in ein anderes Format, müssen sowohl das Original als auch das konvertierte Format aufbewahrt werden.
Was bedeutet „revisionssicher“?
Trotz der zunehmenden Digitalisierung von Rechnungen haben sich die Anforderungen der GoBD an eine revisionssichere Archivierung nicht wesentlich verändert. Sie wurden vielmehr erweitert und auf die vielen Besonderheiten elektronischer Dokumente und deren Verarbeitung angepasst. Was bedeutet dies für das Unternehmen?
Unveränderbarkeit
Genau wie ein papierbasiertes Dokument muss eine elektronische Rechnung unveränderbar und fälschungssicher archiviert werden. Der Gesetzgeber lässt dem Unternehmen Freiheit bei der Wahl des Speichermediums. Neben dem unternehmenseigenen Server stehen zahlreiche cloud-basierte Dienste zur Verfügung. Achtung: Nach Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung ist relevant, in welchem Land die Server der jeweiligen Anbieter stehen. Bitte stimmen Sie sich hierzu vor Ihrer Entscheidung für eine Lösung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Änderungen, die Unternehmen während des Aufbewahrungszeitraumes an Hard- und Software vornehmen, dürfen keine Auswirkungen auf die Unveränderbarkeit der Rechnungen haben.
Nachvollziehbarkeit
Radieren ist tabu, durchstreichen ist angesagt. So wie schon in der klassischen Buchhaltung muss auch bei elektronischen Rechnungen jede Veränderung erkennbar sein. Sollten nach Erstellung des Dokumentes nachträgliche Änderungen erforderlich werden, muss der ursprüngliche Inhalt ebenso erkennbar sein wie die Änderung an sich. Eine Verfahrensdokumentation des gesamten Rechnungsprozesses ist gerade im Hinblick auf E-Procurement unabdingbar. Die GoBD enthalten hierzu keine Angaben.
Lesbarkeit
Eine Rechnung muss stets für das menschliche Auge lesbar sein. Dies ist gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben – insbesondere Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer, Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Menge der gelieferten Ware bzw. Dienstleistung sowie Zeitpunkt der Lieferung, anzuwendende Steuersätze sowie etwaige Rabatte – sichtbar sind.
Für elektronische Rechnungen müssen geeignete Anzeigeprogramme eingesetzt werden, um eine Lesbarkeit zu gewährleisten. Diese Programme müssen auch über den vorgeschriebenen Zeitraum der Aufbewahrung hinweg vorgehalten werden.
Maschinelle Auswertbarkeit
Im Rahmen eines effektiven Controllings werden elektronische Rechnungen ohnehin umfassend ausgewertet. Hierzu zählt neben mathematisch-technischen beziehungsweise kaufmännischen Analysten ebenso die Volltextsuche sowie die Nachverfolgung von Verknüpfungen zwischen Buchungen und Rechnungen.
Aufbewahrung
Ein, zwei, sechs oder doch zehn Jahre? Aufschluss zu der korrekten Aufbewahrungsfrist gibt neben den GoBD natürlich auch das Handelsgesetz.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in der Schweiz immer zehn Jahre, unabhängig davon, ob sie papierhaft oder elektronisch im Unternehmen eingehen. In Europa variieren die Fristen dagegen zwischen drei und zehn Jahren. Die von der EU angestrebte Vereinheitlichung der Aufbewahrungsfristen wurde bislang noch nicht umgesetzt.
Für in der Schweiz ansässige Unternehmen sind elektronische Rechnungen bevorzugt in der Schweiz zu archivieren. Auch ohne Antrag kann gemäss §14b UStG die Archivierung im EU-Ausland erfolgen. Für Betriebsprüfer und Finanzbehörden müssen jedoch jederzeit online Zugriff auf sämtliche Rechnungsdaten des Unternehmens gewährleistet sein. Eine Archivierung im übrigen Ausland ist nur nach vorheriger Genehmigung durch die Finanzbehörden zulässig.
Schutz
Archive für Papierdokumente sind meist in Räumen mit hohem Brandschutz untergebracht. Zum Schutz existieren umfassende Zugangs- und Zugriffskontrollen. Genauso müssen auch elektronische Archive entsprechend vor unbefugtem Zugriff, Löschung sowie jeglichen schädlichen Einwirkungen von aussen hinreichend geschützt sein.
Vorteile
Die Vorteile einer elektronischen Archivierung liegen auf der Hand:
- Ein elektronisches Archiv spart jede Menge teuren Raum
- Der Zugriff auf elektronisch archivierte Rechnungen kann im Gegensatz zum herkömmlichen Archiv deutlich schneller erfolgen
- Eine räumliche Nähe zum Archiv ist nicht mehr erforderlich. Die Anmeldung in geeigneten Programmen ersetzt den Gang in den Keller
- Schlussendlich ist die Arbeit mit elektronischen Archiven für alle Anwender spürbar effizienter
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