Digitale Aktenverwaltung

Records Management

Immer mehr Regulatorien zur Behandlung von Unternehmensunterlagen machen eine Schriftgutverwaltung zur Aufbewahrung, Verarbeitung und Löschung von Dokumenten und Unternehmensdaten notwendig. Als zu verwaltenden «Datensatz» im Records Management betrachtet man elektronische und physische Dokumente, aber auch Videos, Bilder, Audiodateien und sonstige Arten von Inhalten.

Alle Dokumente und Inhalte, die zu einem Vorgang gehören, legen Sie zu einer digitalen Vorgangsakte (eAkte) ab und finden Sie leicht wieder durch die zahlreichen Recherchemöglichkeiten. Via digitale Workflows automatisieren sie die Vorgangsbearbeitung.

Viele Dokumente liegen nach wie vor in physischer Form vor und können deshalb nicht ohne weiteres effizient verwaltet werden. Bilden Sie Ihren Posteingang digital und prozessorientiert ab. Mit der Unterstützung von elektronischen Postkörben stellen Sie Ihren Anwendern einen papierlosen Digital Workplace zur Verfügung. Wir kombinieren Digitalisierung, Verwaltung und Prozesssteuerung in einer einheitlichen Lösung. Gestützt durch künstliche Intelligenz und Machine Learning werden Dokumente automatisch den entsprechenden Geschäftsprozessen zugewiesen.

Das Records Management umfasst vielseitige Möglichkeiten um Themen, Bereiche oder Organisationen in digitalen Akten zu verwalten

Geschäftspartnerakte

Optimieren Sie Ihre Akquise und Betreuung von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern durch qualitativ verbesserte Auskünfte. Erkennen Sie frühzeitig die Anforderungen Ihres Gegenübers. Automatisieren Sie immer wiederkehrende Prozesse und erhalten einen besseren Überblick über alle relevanten Informationen z.B. für Lead Management, Forecasting und Projektstatus. Die eAkte bündelt alle Informationen rund um Ihre Geschäftspartner und -beziehungen in digitaler Form und ist die Grundlage für ein erfolgreiches Management Ihrer Kunden, Lieferanten etc.

Vertragsakten

Verträge werden in elektronischen Akten von Ihrer Erstellung bis zur Beendigung und darüber hinaus kontextbezogen archiviert und verwaltet. Auf Wunsch auch gerne mit elektronischer Signatur. In allen Phasen des Vertragsmanagement behalten Sie den Überblick über relevante Informationen, Fristen, Varianten und koordinieren nachgelagerte Prozesse. Mit der gezielten Vergabe von Zugriffsrechten & Verantwortlichkeiten kombiniert mit dem Einbinden externer Vertragsbeteiligten und einer Versionsverwaltung gewährleisten Sie eine effiziente Zusammenarbeit. Revisionssichere Archivierung, integrierte Archivpläne, automatisiertes Retention Management und Nachvollziehbarkeit für eine durchgängige Compliance inklusive.

Projektakte

Organisieren Sie Ihre Projekte über eine elektronische Akte und vereinen Sie alle anfallenden Daten, Dokumente und Inhalte ungeachtet Ihres Formats und verzichten dabei auf Redundanzen. Durch zentrale Ablagestrukturen und automatisierte Workflows gewinnen Sie deutlich an Transparenz und Arbeitserleichterung im Projektteam – über die Unternehmensgrenzen hinaus. Sie schaffen gleiches Projektverständnis und eine bessere Kommunikation für alle Beteiligten mit dem Zugriff auf eine digitale Akte.

Bestell- und Kreditorenakten

Mit der digitalen Bestell- und Kreditorenakte verwalten sie ihre Bestellungen, Lieferscheine und Wareneingänge und zugehörige Rechnung an einem Ort.

Automatisiert und arbeitsplatzübergreifend – digitale Freigabe- und Bestellprozesse bis hin zur revisionssicheren Archivierung der Vorgänge – sind alle Bestellungen jederzeit und vollständig nachvollziehbar. Kombiniert mit der Lieferantenakte können Lieferantendaten automatisch übernommen und aktualisiert werden.

 Kreditorenrechnungen durchlaufen vorgegebene Freigabeprozesse, inkl. Kontierung und finaler Freigabe der Zahlungen im ERP. Transparent, nachvollziehbar, automatisiert. 

Durch unseren Transformation Services digitalisieren Sie Rechnung und Lieferscheine. Relevante Informationen vollautomatisch mit künstlicher Intelligenz und Machine Learning extrahiert und mit zur Akte gespeichert. Dadurch das Vereinfachen der Arbeitsschritte und der zusätzlichen Transparenz reduzieren sich die sich der Aufwand.

Weitere Akten

Die Möglichkeiten des Records Management sind aufgrund der Flexibilität, hohen Integrationsfähigkeit und ihrer weltweit verfügbaren Daten nahezu grenzenlos. So lassen sich viele weitere Informationen, Dokumente und Inhalte in digitalen Akten organisieren um von den Vorteilen der ECM- und BPM-gestützten Verarbeitung zu profitieren:

  • Patientenakte
  • Personalakte
  • Bauakte
  • Lieferantenakte
  • Kreditakte

Information Governance – die Beherrschung von Informationen

Prozess Compliance

Dokumente lassen über konfigurierbare Ablagepläne nach festen Standards archivieren. Mit der revisionssicheren Archivierung der digitalen Akten geht kein Schriftgut mehr verloren. Lagerkosten für physische Archive entfallen. Das automatische Rentention Management sorgt für die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen. Damit ist der Benutzer in der Lage, ohne jegliche Eingriffe die Fristen und Vorgaben einzuhalten und reduziert dabei die Rechtsrisiken. Berechtigte Personen erhalten Übersicht über den Bearbeitungsstatus und ein beweiskräftiges Auditing für den gesamten Lebenszyklus Ihrer Inhalte und Prozesse.

Übergreifende Collaboration

Ihren Mitarbeitenden sowie externen Geschäftspartnern erleichtern Sie das Finden, Teilen und Bearbeiten von Inhalten und Dokumenten deutlich und fördern so die Zusammenarbeit. Informationen werden über die Systemgrenzen hinaus vernetzt und ermöglichen eine 360-Grad-Ansicht im Geschäftskontext für alle berechtigten Personen. Die Produktivität im gesamten Unternehmen steigern Sie durch eine deutliche Optimierung der Geschäftsprozesse.

Ultraschneller Zugriff

Der Gang zum Aktenschrank wird durch eine sekundenschnelle Suchanfrage ersetzt. Statt mühsames Durchforsten von Schränken und Kartons reicht eine kurze Suchanfrage um relevante Akten aufgrund ihrer Indexdaten oder gar basierend auf ihrem Dokumenteninhalt zu finden. Vorbei ist damit die Notwendigkeit der zeitraubenden und manuellen Indexierung. Selbst papiergebundene Daten lassen sich dank unseren Transformation Services  einfach und schnell digitalisieren und durchsuchbar machen.

Komfortable Vorschaufunktion

Mit der integrierten Vorschaufunktion für Dokumente entfallen die Wartezeiten für das Laden und Öffnen von Dokumenten. Auch ohne entsprechende Applikation (z.B. Word) können Dokumente direkt in der Vorschau – unabhängig vom Gerät – eingesehen werden.

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360 Grad Sicht auf alle Informationen

eAkten vereinen alle Informationen im Kontext zueinander und bieten eine allumfassende Sicht auf Kunden, Lieferanten, Verträge u.v.m. Auch wenn diese verteilt auf verschiedenen Systemen und Repositories sind, führen Sie Recherchen zu eDiscovery oder Rückstellungsanfragen aus, ohne Inhalte zu migrieren.

System Unabhängigkeit

Informationen und Inhalte von umliegenden Systemen und Datensilos können mit aus über 400 verschiedenen Quellen ohne Medienbruch zentral verwaltet werden. Die Zugriffe erfolgen dabei wahlweise über mobile Endgeräte, am Arbeitsplatz oder über Integrationen in Fachanwendungen wie MS-Office, ERP-Systeme u.v.m.

Automatisierte Abäufe

Auf Basis der eAkte werden Prozessschritte wie das Freigeben oder die korrekte Ablage von Dokumenten automatisiert. Verwaltungsabläufe, Erinnerungs- sowie Prüffunktionen. Die Einhaltung von Fristen entlasten den Anwender deutlich bei der Arbeit und den Umgang mit Informationen. Digitale Workflows können Sie ad hoc starten oder nach einem vorher definierten Ablauf ausführen.

Cloud

Alle Funktionen als Cloud-Service nutzen. Geringe Projekt- und Betriebskosten (TCO), sorgenfrei, immer die aktuellste Software Version, jeder Zeit Verfügbar und unbegrenzt skalierbar.

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Hybrid

Möchte man die Vorteile der Cloud-Services nutzen, aber die Datenhaltung oder andere Prozessschritte lieber im Unternehmen behalten, eignet sich der komplett flexible Hybrid-Ansatz

On-Premise

Installation in der Infrastruktur des Unternehmens. Möchte man trotzdem auf bestimmte Services nicht verzichten, bieten wir ein Managed Service für den lokalen Betrieb all unsere Komponenten an.

Ihre Ansprechpartner zu Manage Data

Bert Frei

Bert Frei

CCO

Kontaktieren Sie mich gerne zu Fragen rund um Manage Data.

Peter Angehrn

Peter Angehrn

CTO

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