Manage Data

Verwalten und automatisieren von Inhalten

Unsere Lösung unterstützt Kunden dabei, Informationen schnell und einfach zu finden, transparent zu verwalten, gezielt zu verteilen und revisionssicher zu archivieren. In jeder Abteilung. Zu jeder Zeit. Weltweit.

In Zukunft managen Sie Ihre Daten…

transparent

Fördern Sie das unternehmensweite Informationsmanagement: Alle Mitarbeiter haben jederzeit Einsicht in den aktuellen Status laufender Geschäftsvorgänge können jede Korrespondenz zurückverfolgen und wichtige Fristen besser im Blick halten.

prozessoptimiert

Durch ad-hoc-Prozesse und flexible Aufgabenlisten, Stellvertreterregelungen und die Einbindung elektronischer Signaturen vermeiden Sie unnötige Verzögerungen. Ein digitales Workflow-Management erlaubt Ihnen die Modellierung Ihrer spezifischen Geschäftsprozesse und bietet zudem ein effizientes Reporting.

datensicher

Über den Administrator vergeben Sie die jeweils nötigen Rechte für das Erzeugen, Bearbeiten, Lesen, Löschen von Dokumenten oder Daten. Mit der Vergabe von Zugriffsrechten schützen Sie nicht nur das Unternehmen, sondern auch Ihre Mitarbeiter. Sie greifen nur auf die Informationen zu, die für sie bestimmt sind.

zeiterspart

Mit dem elektronischen Vorgangssteuersystem teilen Sie die Arbeitsschritte und Aufgaben den entsprechenden Mitarbeitern oder Arbeitsgruppen zu. Dabei verkürzen Sie Bearbeitungs- und Liegezeiten. Das spart wertvolle Arbeitszeit, verbessert die Durchlaufgeschwindigkeit von Freigabeprozessen und führt dazu, dass Ihre Mitarbeiter schneller Auskunft erteilen können.

qualitätssicher

Ein professionelles Qualitätsmanagement ist heute unersetzlich, um hohe Produkt- und Dienstleistungsstandards im Unternehmen zu garantieren. Bei Abweichungen oder Fehlern gilt es schnell zu reagieren. Sorgen Sie für lückenlose Dokumentationen, automatisierte Weiterleitungen und eine umfassende Informationsbereitstellung im passenden Kontext.

kostenoptimiert

Sparen Sie Kosten: so entfällt zum Beispiel das Ausdrucken von Dokumenten sowie deren manuelle Verarbeitung und Lagerung. Investitionen in Archive und Lagerräume sind nicht mehr notwendig. Sie verwalten eingescannte Rechnungen, gefaxte Auftragsbestätigungen und Bücher ganz einfach, revisionssicher und komfortabel im PDF-Format.

mit zufriedenen Mitarbeitern

Ihre Mitarbeiter profitieren von einem schnellen und uneingeschränkten Zugriff auf das komplette Unternehmenswissen. Aufwändige und frustrierende Recherchen in unstrukturierten Ablagen gehören der Vergangenheit an.

mit zufriedenen Kunden

Ihre Kunden schätzen die beschleunigte Bearbeitung ihrer Anliegen und Anfragen. Bestelldaten lassen sich schneller verarbeiten, Produktinformationen sind früher verfügbar und die Bereitstellung von Kundendaten verkürzen die Reaktionszeit bei Ihrem Support. So heben Sie Ihr Kundenmanagement direkt auf ein höheres Level.

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Revisionssichere Archivierung

Digitale Langzeitarchivierung von Daten, Dokumenten und eMails zur Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Revisionssicherheit durch lückenlose Nachvollziehbarkeit.

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Dokumenten Management

Dokumente und Informationen zentral verwalten für ein modernes Dokumenten- und Wissensmanagement. Umfassende Recherchemöglichkeiten, Versionierung und Funktionen für Collaboration. Schneller und geschützter Zugriff, intern und extern.

Business Process Management

Informationsfluss durch elektronische Vorgangssteuerung zwischen Menschen, Standorten und Systemen optimieren. Automatisierte Geschäfts- und Arbeitsprozesse steuern sich effektiv und erzeugen Transparenz.

Jegliche Inhalte sicher aufbewahren

Alles ablegen

Dokumente, eAkten, E-Mails, Daten und Vorgänge in Ihrem Unternehmen im richtigen Geschäftskontext automatisch oder über Ablagedialoge archivieren. Unabhängig von der Datenmenge.

Egal woher

Ablegen und Verwalten direkt aus verschiedenen Applikationen heraus wie Outlook, Office & Co.

Compliance erfüllt

Einhalten aller relevanten Gesetze und Richtlinien hinsichtlich Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen. GOBD und DSGVO (GDPR) konform.

Geschäftskritische Daten schützen

Berechtigungen vergeben

Mehrere Stufen von Berechtigungen gewährleisten einen einfach zu steuernden Schutz vor unbefugten Zugriffen und fördert die zielgerichtete Zusammenarbeit mit internen und externen Personen.

Änderungen nachvollziehbar

Versionierung erlaubt ein einfaches Zurücksetzen auf vorherige Stände von Dokumenten, erleichtert die Änderungsverfolgung und gewährleistet die Integrität von Daten. Änderungen werden über ein Audit Trail protokolliert und können jederzeit nachvollzogen werden.

Langfristig sicher

Dokumente werden unabhängig von den jeweiligen Applikationen in den dafür vorgesehenen Langzeitformaten wie PDF/A, TIFF oder auch im Originalformat archiviert. So ist die Lesbarkeit auch bei sehr langen Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren und mehr zu jeder Zeit gewährleistet. Individuelle Archivpläne und ein automatisiertes Aufbewahrungsmanagement stellen die Einhaltung der korrekten Aufbewahrungsfristen sicher.

Informationen einfach und übergreifend recherchieren

Von überall

Zugriffe und Suchen erfolgen systemübergreifend wahlweise über mobile, Desktop- oder Web-Applikationen. Die einfache Integration mit Office Anwendungen sowie Integrationsmöglichkeiten zu ERP- und sonstigen Fachsystemen macht den Zugriff für die Anwender besonders einfach.

Über alle Daten

Unified Access – Dahinter verbirgt sich die Möglichkeit den Zugang auf eine Vielzahl (bis zu 400) von verschiedenen Systemen, Datensilos, externen Quellen und anderen Archiven auszuweiten. Dadurch erhält der Anwender einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle wichtigen im Unternehmen befindlichen Informationen, ungeachtet wo diese gespeichert sind (Single-Point-of-Source).

Intelligente Recherche

Mit automatischen Suchvorschlägen und Filtermöglichkeiten stellen Sie Suchergebnisse in einer übersichtlichen Trefferliste dar. Nutzen Sie die einfache Volltextsuche selbst für gescannte Dokumente oder setzen Sie eine komplexe Suche über mehrere Objekttypen und Hierarchieebenen ab. Informationen zu finden, war noch nie so einfach.

Produktiver und agiler arbeiten

Erstellen und bearbeiten

Zahlreiche Möglichkeiten steigern die Produktivität beim Arbeiten mit elektronischen Dokumenten enorm, auch über Mobile. So können zum Beispiel viele ECM- und DMS-Funktionen über Plug-Ins in diversen Applikationen nahtlos genutzt werden. Mit einer ausgeklügelten Versionierung und der Möglichkeit exklusiven Zugriff für Dokumente anzufordern (Auschecken, Einchecken) ist sichergestellt, dass Dokumente stets im richtigen Versionsstand vorliegen und nicht doppelt bearbeitet werden. Ein integriertes Vorlagenmanagement mit automatischer Datenübernahme vereinfacht den Dokumentenerstellungsprozess.

Suchen und teilen

Schnelle und gezielte Informationssuche über Metadaten, Volltext (auch bei gescannten Dokumenten), Ablagestrukturen und Trefferlisten. Dabei erhält der Anwender eine 360 Grad Ansicht über alle notwendigen Informationen passend zum Kontext seiner Suche.

Integrierte Collaboration-Funktionen unterstützen eine reibungslose Zusammenarbeit im Team und erleichtern das Teilen und Bereitstellen von Informationen auch über die Unternehmensgrenzen hinaus.

Informationen, Dokumente und Vorgänge können sofort mit internen und externen Personen geteilt, bearbeitet und genehmigt werden.

Versionieren und kommentieren

Alle Änderungen an Dokumenten und Daten sind versioniert, protokolliert und die vollständige Bearbeitungshistorie nachvollziehbar. Der Zugriff erfolgt stets auf dem aktuellen Versionsstand, vorherige Version stehen jedoch jeder Zeit zur Verfügung und lassen sich bei Bedarf wieder aktivieren.

Auf Dokumenten, Daten und sonstigen Inhalten können Annotationen, Notizen und Kommentare angebracht werden, die auch in der Suche berücksichtigt werden. Das originale Dokument bleibt dabei unverändert.

Über Funktionen wie taggen, liken und Favoriten können relevante Inhalte markiert werden. Damit lassen sich Inhalte einfacher und rascher auffinden, was vor allem bei häufigen Zugriffen viele Vorteile mit sich bringt.

Arbeitsabläufe automatisieren und beschleunigen

Prozesse optimieren

Mit dem Business Process Management automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen über alle Abteilungen und Systeme hinweg, reduzieren manuelle und repetitive Tätigkeiten und entlasten Anwender. Hierfür können Sie fest strukturierte oder situationsbezogene Ad-hoc-Workflows für Rückfragen, Prüfungen oder Freigaben sehr einfach definieren und implementieren.

Beschleunigen Sie Ihre Prozesse und erreichen damit eine deutliche Verkürzung der Durchlaufzeiten für mehr Effizienz in der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen und Aufgaben.

Digitalisierung vorantreiben

Bilden Sie Ihren Posteingang digital und prozessorientiert ab. Mit der Unterstützung von elektronischen Postkörben stellen Sie Ihren Anwendern einen papierlosen Digital Workplace zur Verfügung.

Wir integrieren Digitalisierung, Verwaltung und Prozesssteuerung in einer einheitlichen Lösung. Gestützt durch künstliche Intelligenz und Machine Learning werden Dokumente automatisch den entsprechenden Geschäftsprozessen zugewiesen.

Collaboration fördern

Ein Business Process Modell (BPM) unterstützt die Arbeit an Vorgängen und Dokumenten im Team und maximiert den Nutzen der Collaboration im und ausserhalb des Unternehmens. Treffen Sie Entscheidungen fundierter und schneller, da diese auf sofort verfügbaren, verlässlichen und aktuellen Informationen basieren.

Arbeit erleichtern und Compliance sicherstellen

Das Fristenmanagement und die Auditfunktionen sorgen für Compliance bei geschäftskritischen Prozessen und Dokumenten.

Abonnieren Sie Prozessschritte, Dokumente, Akten oder sonstige Informationsobjekte und lassen Sie sich bei Änderungen oder Neuanlagen automatisch informieren. Auch die Wiedervorlage mit Erinnerungsfunktion hilft Anwendern dabei nichts mehr zu verpassen. Die integrierte Stellvertreterregelung sorgt im Fall einer Abwesenheit dafür, dass nichts liegen bleibt.

Lebenszyklus von Inhalten und Informationen managen

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Von Erstellung bis zur Löschung

Mit einem Information Lifecycle Management System sorgen Sie für eine effiziente Verwaltung und 360 Grad Einsicht all Ihrer Daten, Dokumente und Vorgänge, von der Erstellungen oder Aktualisierung bis hin zur kontrollierten Löschung (Retention Management). Prozessdurchlaufzeiten, Liegezeiten, Request-Verfolgungen und mehr werden schnell aufgezeigt und optimiert.

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Vergaben einhalten

Vertragliche Vereinbarungen, Fristen und Vertragsdaten werden periodisch überprüft und protokolliert, um ihre Aktualität und Compliance zu gewährleisten. Eindeutige Nachweise für Herkunft und Authentizität werden mittels Einbindung einer elektronischen Signatur sichergestellt. Zeitbasierte Ereignisse wie Veröffentlichungen oder Laufzeitende werden automatisiert überwacht und gesteuert. Unterstützt durch das Records Management wird der Lebenszyklus von Inhalten, Informationen und Dokumenten mit Einhaltung aller Richtlinien nachweisbar gestärkt.

Lückenlos nachverfolgen

Das Records Management stellt Strategien, Standards und Arbeitsabläufe zur revisionssicheren Verwaltung von geschäftsrelevanten Informationen und Transaktionen zur Verfügung. Der komplette Lebenszyklus von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten wie das Erstellen, Bearbeiten, Verwalten, Löschen und Entsorgen der Informationen ist stets nachvollziehbar und bietet Strategien zur Einhaltung geltender Vorgaben. 

Ihre Ansprechpartner zu Manage Data

Bert Frei

Bert Frei

CCO

Kontaktieren Sie mich gerne zu Fragen rund um Manage Data.

Peter Angehrn

Peter Angehrn

CTO

Kontaktieren Sie mich gerne zu Fragen rund um Manage Data

Aktenverwaltung

Immer mehr Regulatorien zur Haltung von Daten machen eine Aktenverwaltung (Records Management) unerlässlich. 

Fallbearbeitung

Für die Bearbeitung von Versicherungsansprichen, Kreditanträgen, Kundenanfragen und Auskunftsbegehren unterstützt Sie die Case Management Lösung. Damit koordinieren, überwachen und führen Sie alle Arbeitsschritte aus.