Online-Shopping über Amazon, Zalando & Co. sind uns inzwischen bestens bekannt. Wir kaufen zunehmend Waren und Dienstleistungen über das Internet.
Was zunächst mit digitalen Katalogen begann, ist heute auch im B2B-Bereich ein durchgängig elektronischer, teilweise automatisierter Prozess der operativen elektronischen Beschaffung und wird als E-Procurement bezeichnet.
Während E-Sourcing, die effiziente Auswahl der Lieferanten und Dienstleister unterstützt, bildet E-Procurement den gesamten Beschaffungsprozess von der Auswahl bis zur Lieferung in einzelnen Schritten vollständig elektronisch über Internet, Intranet bzw. Extranet ab.
Vom Bedarf bis zum Wareneingang
Im ERP-System des Unternehmens sind Kataloge integriert, über die sämtliche Bestellungen abgedeckt werden. Ist der Bedarf bekannt, kann eine Bestellung einfach durch Auswahl der Ware oder Dienstleistung im Katalog erfolgen. Im besten Fall geschieht dies ähnlich einfach wie beim Online-Kauf eines Buches und entspricht damit der bekannten Praxis. Regelmässig wiederkehrende Bestellungen oder Bestellpläne können komfortabel im System hinterlegt werden. Mittels einfachem Klick werden die ausgewählten Waren und Dienstleistungen dem Warenkorb hinzugefügt.
Die Freigabe der Bestellung erfolgt ebenfalls elektronisch, bei ausreichenden, vorab eingerichteten Freigabelimiten des Mitarbeiters sogar automatisch. Damit die Rechnung im Nachgang automatisch und ohne erneute Freigabe verbucht werden kann, lassen sich Kontierungs- und Freigaberegeln bereits bei der Bestellung hinterlegen.
Die ausgelöste Bestellung wird nun elektronisch an das System des Lieferanten übermittelt. Dieses erstellt umgekehrt die entsprechende Auftragsbestätigung. Bei der einfachen, direkten Anbindung über offene Netzwerke von E-Procurement- oder P2P-Anbietern steuert in der Regel ein Katalogmanagement die entsprechenden Prozesse. Daneben werden besonders bei grossem Bestellumfang beide Firmennetze über Schnittstellen miteinander verbunden und die Daten strukturiert per XML übertragen. Der Kundenzugriff kann dabei ebenso über eine Standardschnittstelle per Browser erfolgen. Im Ausnahmefall können Bestellungen auch per E-Mail erfolgen.
Das E-Procurement-System erfasst den folgenden Wareneingang und prüft diesen anhand der Daten von Bestellung und Rechnung.
Zudem können mittels E-Procurement Kataloginhalte und Verträge verwaltet, Verhandlungen elektronisch geführt sowie an Auktionen teilgenommen werden. Beschaffungsvorgänge lassen sich einfach nachvollziehen, die hieraus resultierenden Ausgaben gut kontrollieren.
Bis zu 70% weniger Kosten
Sind bei der papierbasierten Beschaffung noch eine Vielzahl an Bearbeitungs- und Genehmigungsschritten erforderlich, entfallen diese beim E-Procurement durch die vollständige elektronische Bearbeitung. Somit lassen sich regelmässig Prozesskosten in erheblichem Umfang einsparen. Die Effizienz des Beschaffungsprozesses steigt, gleichzeitig verkürzt sich die Bearbeitungs- und Lieferzeit.
Das E-Procurementsystem ermöglicht einen unkomplizierten, anwenderfreundlichen Bestellprozess. Damit entsteht gerade in grossen Betrieben eine breite Bereitschaft der Mitarbeiter, das System tatsächlich anzuwenden. Hierdurch lassen sich verhandelte Kontingente bei strategischen Lieferanten optimal ausschöpfen, die Einhaltung interner und gesetzlicher Vorgaben sicherstellen sowie unkontrollierte Beschaffung („Maverick bying“) und Betrug verhindern.
Ein durchgängig elektronischer Rechnungsbearbeitungsprozess („Purchase-to-Pay“) schafft zusätzlich Transparenz über die unternehmensweiten Ausgaben. Durch deren präzise Zuordnung zu einzelnen Kostenstellen, Lieferanten, Bestellvolumina, Warengruppen u.v.m. entsteht eine valide Entscheidungsgrundlage für die richtige Beschaffungsstrategie. Gleichzeitig wird die Einkaufsorganisation von Routinetätigkeiten entlastet.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl und Implementierung einer passenden E-Procurement-Lösung.